Ведення ФОП у 2026 році: повний практичний гайд.

Коротко: що потрібно робити ФОП

1. Контролювати КВЕДи — вони мають відповідати фактичній діяльності.
2. Контролювати систему оподаткування — чи ви досі відповідаєте умовам своєї групи.
3. Обліковувати дохід — на спрощеній системі щонайменше помісячно, на загальній разом із витратами за Типовою формою.
4. Стежити за лімітом — у 2026 році для 3 групи це 10 091 049 грн на рік.
5. Сплачувати податки — єдиний податок або ПДФО, а також військовий збір.
6. Сплачувати ЄСВ — мінімум 1 902,34 грн на місяць, якщо немає законної підстави не платити.
7. Подавати декларації — 3 група щокварталу, 1–2 групи та загальна система за рік.
8. Зберігати первинні документи — рахунки, акти, накладні, виписки, документи на товар.
9. Застосовувати РРО/ПРРО, якщо ви проводите розрахункові операції і немає винятку.
10. Контролювати банківські платежі — відрізняти дохід від транзитних коштів і повернень.
11. Вести кадровий і зарплатний облік, якщо є працівники.
12. Контролювати повідомлення та стан розрахунків з ДПС в Електронному кабінеті.

Що означає «ведення ФОП»

Ведення ФОП — це не тільки подання декларації. Воно включає правильний вибір системи оподаткування, контроль доходів і лімітів, сплату податків та ЄСВ, облік операцій, первинні документи, РРО/ПРРО за потреби, роботу з банком, працівниками, ПДВ та реагування на повідомлення ДПС.

Тут часто змішують три різні речі:

• Бухгалтерський облік юридичної особи. ТОВ веде його за Законом №996-XIV, зі звітністю за національними стандартами чи МСФЗ. ФОП не веде повноцінний бухгалтерський облік за цим законом так само, як юридична особа: немає балансу, плану рахунків і фінансової звітності у звичному сенсі.
• Податковий облік ФОП. Це обов'язок: фіксувати доходи (а на загальній системі ще й витрати), подавати декларації та мати документи, що підтверджують операції.
• Управлінський облік. Ваші власні таблиці про прибуток, клієнтів і витрати. Закон його не вимагає, але саме він показує, чи заробляє бізнес.

Тому фраза «ФОП не веде бухгалтерію» правильна лише наполовину. Бухгалтерського обліку як у юрособи немає, а податкові та документальні обов'язки є.

Які бувають ФОП за системою оподаткування

Таблиця описує типові випадки, цифри наведено станом на 2026 рік.

Четверта група єдиного податку тут не розглядається: вона має спеціальні правила для сільськогосподарських виробників.

Податки ФОП у 2026 році

Базові показники 2026 року встановлено Законом про Державний бюджет №4695-IX: мінімальна зарплата 8 647 грн, прожитковий мінімум для працездатних осіб 3 328 грн. Звідси виходять усі фіксовані суми.

Підстава: п. 293.1–293.3, 295.1, 295.3, 177.2 ПКУ; п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ; Закон №2464-VI. Дані перевірено станом на 9 листопада 2026 року.

Ставки 1–2 груп встановлюють місцеві ради у межах максимуму. У таблиці граничні значення, ваша реальна ставка може бути нижчою. Перевірте рішення ради за місцем податкової адреси.

Військовий збір не плутайте. У 1–2 груп він фіксований, у 3 групи це 1% доходу, а 5% діє на загальній системі. Ці 5% не мають нічого спільного з 5% єдиного податку.

Приклад для 3 групи. За квартал надійшло 100 000 грн. Єдиний податок 5 000 грн, військовий збір 1 000 грн, ЄСВ за себе мінімум 5 707,02 грн. Разом 11 707,02 грн, тобто ФОП 3 групи платить не лише 5%.

Хто може не платити ЄСВ за себе

Твердження «усі ФОП платять ЄСВ щомісяця» неправильне. Закон про ЄСВ (ст. 4) звільняє від сплати за себе, зокрема:

• осіб, які отримують пенсію за віком або за вислугу років;
• осіб з інвалідністю;
• осіб, які досягли пенсійного віку й отримують пенсію або соціальну допомогу відповідно до закону;
• ФОП, за яких роботодавець сплатив за відповідний місяць внесок не менше мінімального страхового внеску.

Такі особи можуть платити ЄСВ добровільно, якщо хочуть накопичувати страховий стаж.

Мобілізовані ФОП. Самозайняті особи, призвані під час мобілізації або які уклали контракт на військову службу, на час служби звільняються від власних зобов'язань з ПДФО, єдиного податку й військового збору та від відповідної звітності (п. 25 підрозд. 10 розд. XX ПКУ, Закон №4505-IX). Якщо вони не є роботодавцями, то звільняються й від ЄСВ за себе. ФОП-роботодавець може не платити ЄСВ за себе з наведеної вище підстави, якщо за нього сплачено мінімальний внесок. За роз'ясненням ДПС, звільнення застосовується лише до тих, хто зареєструвався ФОП або суб'єктом незалежної професійної діяльності до призову чи укладення контракту. Реєстрація під час служби сама по собі такого звільнення не дає.

Звільнення не скасовує обов'язків щодо виплат працівникам. Якщо на час служби ФОП уповноважив іншу особу виплачувати зарплату, ця особа нараховує й утримує ПДФО та військовий збір. Сплатити їх до бюджету ФОП має протягом 180 днів після демобілізації, а звітність подати протягом 150 днів, без штрафів і пені. Звільнення застосовується автоматично за даними реєстру військовозобов'язаних. Якщо даних там немає, можна подати заяву з документами.

Загального воєнного звільнення на 2026 рік немає. Пункт 9-19 Прикінцевих положень, який дозволяв ФОП не платити ЄСВ за себе, зупинено на 2026 рік Законом №4695-IX. Спеціальні звільнення для окремих категорій, як-от військовослужбовців, зберігаються.

На спрощеній системі мінімальний ЄСВ сплачується незалежно від того, чи був дохід. На загальній системі внесок рахується від чистого доходу за місяць, а в місяці без доходу чи зі збитком його можна не сплачувати. Це питання стажу: за такі місяці він не накопичується, якщо не платити добровільно. Максимальна база 2026 року — 172 940 грн на місяць.

Ліміти доходу ФОП у 2026 році

Ліміти прив'язані до мінімальної зарплати станом на 1 січня року (п. 291.4 ПКУ). Для 2026 року база становить 8 647 грн.

Що відбувається при перевищенні

До суми перевищення застосовується ставка 15% (п. 293.4 ПКУ). Подальші дії залежать від групи:

• 1 група. З наступного кварталу за заявою можна перейти на ставку 2 або 3 групи чи відмовитися від спрощеної системи. Заява подається не пізніше 20 числа місяця, наступного за кварталом перевищення.
• 2 група. З наступного кварталу за заявою можна перейти на ставку 3 групи або відмовитися від спрощеної системи. Строк заяви такий самий.
• 3 група. ФОП зобов'язаний перейти на загальну систему. Заява подається в той самий строк, а перехід відбувається з першого числа місяця, наступного за кварталом перевищення (пп. 298.2.3 ПКУ).

Якщо ФОП 1 чи 2 групи не перейшов на іншу ставку, він теж має перейти на загальну систему з першого числа місяця, наступного за кварталом перевищення. Крім заяви, у разі перевищення ФОП 1–2 груп подають декларацію у квартальний строк, тобто протягом 40 днів після завершення кварталу (пп. 296.5.1 ПКУ).

Повернутися на спрощену систему можна не будь-коли. Перехід дозволено один раз на календарний рік, заяву подають не пізніше ніж за 15 днів до початку кварталу, і за попередній рік мають бути дотримані вимоги до групи (пп. 298.1.4 ПКУ).

Ставка 15% застосовується не лише до перевищення ліміту. Вона також стосується доходу від способу розрахунків, не передбаченого для спрощеної системи, від заборонених видів діяльності, а в 1–2 груп — від діяльності, не внесеної до реєстру платників або не дозволеної для їхньої групи.

Обов'язковий перехід на загальну систему настає не лише через ліміт (пп. 298.2.3 ПКУ). Серед інших підстав: негрошовий спосіб розрахунків, заборонені види діяльності, діяльність поза реєстром платників, перевищення дозволеної кількості працівників і податковий борг понад встановлений розмір протягом двох кварталів поспіль.

Як ФОП вести облік доходів

1–3 групи

ФОП 1–2 груп і 3 групи без ПДВ ведуть облік у довільній формі, шляхом помісячного відображення отриманих доходів (п. 296.1 ПКУ). Діє касовий принцип: датою доходу є дата надходження коштів (п. 292.6 ПКУ). ФОП 3 групи з ПДВ ведуть облік доходів і витрат за типовою формою.

Загальна система

Об'єктом оподаткування є чистий дохід: виручка мінус документально підтверджені витрати, пов'язані з діяльністю (п. 177.2 ПКУ). Тому фіксуються і доходи, і витрати, а кожну витрату має підтвердити документ.

Як рахувати різні надходження

Чи потрібно ФОП вести книгу обліку

Обов'язкової «Книги обліку доходів», яку треба було реєструвати в податковій, більше немає. Якщо вам про неї кажуть як про універсальне правило, це застаріла інформація. Станом на 2026 рік правила такі:

Облік можна вести в паперовому та/або електронному вигляді, зокрема через Електронний кабінет (пп. 177.10 і 296.1 ПКУ). ДПС нагадувала про це у 2026 році. Для роботи в Електронному кабінеті потрібен кваліфікований електронний підпис. Реєструвати форму в податковій не потрібно.

Для 3 групи без ПДВ на практиці часто вистачає простої таблиці: дата, сума, контрагент, підстава, місячний підсумок і наростаючий підсумок для контролю ліміту.

Первинні документи ФОП

Твердження «ФОП на єдиному податку взагалі не потрібні первинні документи» — небезпечний міф. Спрощена система спрощує облік, але не скасовує потреби підтверджувати операції.

Основні документи:

• договір — визначає зміст операції, сторони, ціну, порядок оплати;
• рахунок — підстава для оплати, сам по собі не підтверджує виконання;
• акт — підтверджує надання послуг або виконання робіт;
• видаткова накладна — підтверджує передання товару;
• чек РРО/ПРРО — фіксує розрахункову операцію;
• банківська виписка — підтверджує рух коштів;
• інвойс — типовий документ у роботі з нерезидентами;
• митні документи — для імпорту та експорту товарів;
• документи на походження товару — накладні від постачальника, закупівельні акти тощо.

Корисно розрізняти два типи документів. Документ для клієнта потрібен, щоб отримати оплату й виконати домовленість: рахунок, комерційна пропозиція. Документ, що підтверджує дохід, витрати або походження товару, потрібен уже вам, коли податкова або контрагент поставить запитання.

Базовий строк зберігання відповідних податкових документів ФОП становить 1095 днів. Його рахують від дня подання звітності, для якої використано документи, а не від дати їх складання (п. 44.3 ПКУ). Якщо документи стосуються перевірки або спору, їх зберігають до завершення перевірки, передбаченого законом строку оскарження її результатів і судового розгляду, але в будь-якому разі не менше базового строку (п. 44.4 ПКУ). Строки зберігання також продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ, наприклад якщо ФОП безперервно перебуває за кордоном 183 дні й більше (абз. четвертий пп. 44.3.4 ПКУ).

Чи потрібні акти та договори ФОП

Не кожна операція потребує паперового договору чи акта саме через податкове законодавство. Але документи мають дозволяти підтвердити зміст операції: хто, кому, що, коли і за скільки.

• Послуги. Акт не завжди обов'язковий, але це найпростіше підтвердження. Договір може передбачати, що замість акта достатньо рахунку чи оплати.
• Товари. Важливіші накладна і документи на походження, ніж договір на кожен продаж.
• B2B. Юрособа-клієнт зазвичай сама вимагатиме договір і акт, бо їй потрібно підтвердити витрати.
• Іноземні клієнти. Зазвичай використовують контракт або оферту та інвойс. Перевірте, що вимагає ваш банк для валютного нагляду й ідентифікації платежу.
• Електронні документи. Цілком допустимі, якщо оформлені за вимогами законодавства, зокрема з належним електронним підписом.

Банківський рахунок ФОП

• Підприємницький рахунок — основний інструмент: виручка надходить саме сюди, а виписка стає готовою базою для обліку доходів.
• Особистий рахунок. Інструкція НБУ №162 забороняє проводити операції, пов'язані з підприємницькою діяльністю, через рахунки для особистих потреб. Помилкове отримання виручки на особистий рахунок не звільняє від обліку та оподаткування доходу, а банк може запитати пояснення.
• Переказ коштів собі як фізичній особі. Після сплати податків ФОП може вільно розпоряджатися доходом. Окремого податку на такий переказ немає.
• Призначення платежу. Просіть клієнтів вказувати договір або рахунок. Це зменшує запитання банку і спрощує облік.
• Зняття готівки зі свого рахунку не є доходом, але великі регулярні суми можуть зацікавити фінансовий моніторинг.
• Валютний рахунок потрібен, якщо клієнти платять у валюті. Банк перевіряє підстави платежів, тому заздалегідь підготуйте контракт та інвойс.

РРО та ПРРО для ФОП у 2026 році

Обов'язок залежить не просто від групи, а від того, чи проводите ви розрахункову операцію. Закон №265/95-ВР визначає її як приймання від покупця готівки, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів чи послуг.

Станом на 2026 рік ФОП 2, 3, 4 груп і на загальній системі при проведенні розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг повинні застосовувати РРО/ПРРО, якщо немає конкретного винятку. ФОП 1 групи РРО/ПРРО не застосовують (п. 296.10 ПКУ).

Тому фраза «усі ФОП 2–3 груп повинні мати РРО» неправильна. Багато ФОП, які отримують лише безготівкові оплати за рахунками, розрахункових операцій не проводять.

Стаття 9 Закону №265/95-ВР містить і інші винятки: продаж у певних місцях, окремі види товарів, місця без готівкових розрахунків (склади, оптова торгівля). Перед відмовою від РРО звірте свій випадок із чинною редакцією закону і за потреби зверніться за індивідуальною податковою консультацією.

РРО чи ПРРО: що обрати

• Апаратний РРО — окремий фіскальний пристрій. Потрібні купівля, обслуговування, реєстрація.
• Програмний РРО (ПРРО) — застосунок на комп'ютері, планшеті чи смартфоні. Обладнання не потрібне, зручно для невеликих обсягів і онлайн-продажів.
• Фіскальний чек — документ, який отримує покупець, у паперовій або електронній формі.
• Z-звіт, або фіскальний звітний чек — закон вимагає створювати його щодня, коли проводились розрахункові операції.
• Реєстрація касира. У ПРРО працюють від імені зареєстрованої особи, тож потрібні електронні ключі й дані про касирів у ДПС.
• Режим офлайн. ПРРО може працювати за відсутності зв'язку з фіскальним сервером, а документи передаються пізніше. Умови режиму перевіряйте в чинних правилах.

Для типового малого бізнесу вибір визначають обсяг чеків, потреба в друці, інтеграція з обліковою системою і вартість. Закон не робить один варіант кращим за інший.

Облік товарних запасів

Не всі ФОП повинні вести товарний облік. Обов'язок випливає з п. 12 ст. 3 Закону №265/95-ВР, а порядок визначено наказом Мінфіну №496.

За роз'ясненнями ДПС, ФОП на єдиному податку, які не є платниками ПДВ, від цього обов'язку звільнені. Виняток стосується тих, хто продає технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, вироби медичного призначення, ювелірні вироби. За наявності передбачених законом умов Порядок №496 охоплює, зокрема, ФОП на загальній системі та ФОП 3 групи — платників ПДВ, які працюють у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг.

Чинність Порядку №496 оскаржували в суді: апеляція у квітні 2026 року її підтвердила. За даними реєстру судових рішень, відкрито касаційне провадження. Перед рішенням перевірте його результат.

Якщо обов'язок є, то:

• форму обліку ведуть на папері або в електронному вигляді в межах місця продажу чи зберігання;
• документи походження мають бути для товару, який є в місці продажу;
• накладні та митні декларації підтверджують надходження товару;
• внутрішнє переміщення теж оформлюється документом;
• у місці продажу документи зберігаються до вибуття останньої одиниці товару, а на початок перевірки їх треба надати.

Окремо від форми обліку ФОП на загальній системі зобов'язані мати підтверджуючі документи щодо походження товару (п. 177.10 ПКУ).

Звітність ФОП у 2026 році

Зазвичай 1–2 групи звітують за рік. У випадках, визначених пп. 296.5.1 ПКУ (перевищення ліміту, самостійний перехід на ставку іншої групи, відмова від спрощеної системи), декларацію подають у квартальний строк.

Дані про власний ЄСВ подаються у складі декларації: у 1–2 груп — річної, у 3 групи — за IV квартал, на загальній системі — річної. Якщо останній день строку подання декларації випадає на вихідний чи святковий день, строк переноситься на наступний операційний день (п. 49.20 ПКУ).

Форми оновлюються: так, накази Мінфіну №243 і №284 оновили форму Податкового розрахунку, вони набрали чинності 17 липня 2026 року. Перед поданням відкривайте актуальну версію в Електронному кабінеті.

Календар ФОП на 2026 рік

Дати нижче вже враховують перенесення строків подання декларацій через вихідні. Для платежів правило перенесення перевіряйте окремо: якщо строк припадає на вихідний чи святковий день, безпечніше сплатити в попередній робочий день.

Підстава: п. 49.18, 49.20, 57.1, 295.1, 295.3 ПКУ; ст. 9 Закону №2464-VI.

Строки можуть переноситися відповідно до ПКУ, якщо останній день припадає на вихідний чи святковий день. Перевіряйте конкретне правило для кожного платежу. ЄСВ за себе платять до 20 числа місяця, що настає за кварталом, тому останнім днем зазвичай вважається 19 число.

Ведення ФОП 1 групи

• Кому підходить: роздрібний продаж на ринках і побутові послуги населенню.
• Податки: ЄП до 332,80 грн, військовий збір 864,70 грн, ЄСВ від 1 902,34 грн на місяць, якщо немає пільги.
• Працівники: наймати не можна.
• Звіти: річна декларація, а у випадках пп. 296.5.1 ПКУ — у квартальний строк.
• РРО: не застосовується.
• Ризики: вихід за межі дозволеної діяльності та перевищення ліміту 1 444 049 грн.

Ведення ФОП 2 групи

Головне питання 2 групи: кому можна надавати послуги. За пп. 2 п. 291.4 ПКУ послуги дозволено надавати платникам єдиного податку та/або населенню.

Типова помилка — надання послуг юридичній особі на загальній системі. Дохід від діяльності, не передбаченої для групи, оподатковується за ставкою 15% (п. 293.4 ПКУ), а сама така діяльність є підставою для обов'язкового переходу на загальну систему (пп. 9 пп. 298.2.3 ПКУ). Те саме стосується нерезидента, бо він не є платником єдиного податку. Перед договором перевіряйте статус контрагента в реєстрі платників єдиного податку.

Для товарів правило інше. Виробництво та/або продаж товарів і ресторанне господарство дозволені без такого обмеження за покупцем, за умови відповідності групі. Окремі види діяльності (посередництво з нерухомістю, послуги доступу до інтернету, ювелірні вироби) доступні лише 3 групі.

Податки: ЄП до 1 729,40 грн, військовий збір 864,70 грн, ЄСВ від 1 902,34 грн на місяць. Працівників — до 10 осіб. Звітність річна, із винятками пп. 296.5.1 ПКУ. РРО застосовується за наявності розрахункових операцій.

Порядок дій для 2 групи

1. Перед послугою перевірити отримувача: населення або платник єдиного податку.
2. До 20 числа кожного місяця сплатити єдиний податок і військовий збір.
3. Видати чек, якщо проводите розрахункову операцію.
4. Відобразити дохід у помісячному обліку і перевірити наростаючий підсумок до ліміту.
5. Щокварталу сплатити ЄСВ.
6. Подати річну декларацію або, у випадках пп. 296.5.1 ПКУ, декларацію у квартальний строк.

Ведення ФОП 3 групи

• 5% або 3% плюс ПДВ. 5% простіше. 3% доступні платникам ПДВ і зазвичай мають сенс, коли клієнтам потрібен податковий кредит.
• Військовий збір — 1% доходу, сплачується разом з єдиним податком.
• Квартальна декларація F0103309, а ЄП і збір — упродовж 10 днів після граничного строку її подання.
• Міжнародні клієнти. 3 група дає змогу працювати з нерезидентами. Головне — правильно визначити дату й суму доходу.
• IT, консалтинг, професійні послуги. Типова модель: кілька клієнтів, договір, акт або інвойс, оплата на рахунок. РРО тут часто не виникає, але оцінюйте кожен спосіб оплати.
• Валютні надходження перераховуються за курсом НБУ на дату отримання. Подальший продаж валюти через банк, за позицією ДПС, не створює доходу від курсової різниці.
• РРО — лише за наявності розрахункових операцій.
• Працівники — без обмеження кількості, але з квартальною зарплатною звітністю.
• Ліміт — 10 091 049 грн. Контролюйте наростаючий підсумок щонайменше раз на місяць.

Приклад кварталу для 3 групи на 5%

Умови: у I кварталі покупці сплатили 200 000 грн до утримання комісії платформи. У тому самому кварталі ФОП повернув покупцю 10 000 грн через розірвання договору, повернення підтверджено документами. Звільнення від ЄСВ немає.

Строки за цей квартал: ЄСВ — 20 квітня, декларація — 11 травня, єдиний податок і військовий збір — 20 травня.

Ведення ФОП на загальній системі

Це вже значно ближче до повноцінного податкового обліку.

• Дохід — уся виручка в грошовій і негрошовій формі.
• Витрати мають бути пов'язані з діяльністю й документально підтверджені.
• Чистий дохід — різниця між доходом і такими витратами.
• ПДФО — 18%, військовий збір — 5%. Авансові платежі з обох сплачують за фактичними результатами кварталу до 20 квітня, 20 липня і 20 жовтня, за IV квартал аванс не розраховується.
• Остаточна сплата. Підприємницькі зобов'язання з ПДФО та військового збору сплачують протягом 10 календарних днів після граничного строку подання річної декларації. За 2025 рік граничний строк сплати — 11 травня 2026 року.
• ЄСВ — 22% чистого доходу.
• Типова форма — облік доходів і витрат за наказом Мінфіну №261.
• Первинні документи — база для кожного запису.
• Товарні документи — документи щодо походження товару є обов'язковими.

Така система може бути вигідною, коли витрати високі, а маржа низька. Порівнювати її зі спрощеною варто на реальних цифрах вашого бізнесу.

Ведення ФОП з ПДВ

Обов'язкова реєстрація платником ПДВ настає при перевищенні 1 000 000 грн оподатковуваних операцій за останні 12 місяців, але це правило не поширюється на платників єдиного податку 1–3 груп (п. 181.1 ПКУ). ФОП може зареєструватися добровільно, наприклад щоб застосовувати ставку 3%.

Що додається до обліку:

• податкові накладні і їх реєстрація в ЄРПН у визначені строки;
• податковий кредит за правильно оформленими вхідними документами;
• декларація з ПДВ і, як правило, щомісячний податковий період;
• ризик блокування податкових накладних і, за потреби, таблиця даних платника;
• реєстраційна сума в системі електронного адміністрування ПДВ.

Приклад для ставки 3%. За квартал отримано 120 000 грн, з них 20 000 грн ПДВ. Суми ПДВ до доходу не включаються (п. 292.11 ПКУ), тому база становить 100 000 грн: єдиний податок 3 000 грн, військовий збір 1 000 грн. ПДВ рахують окремо: податкові зобов'язання мінус податковий кредит.

Перехід на 1–2 групу чи на ставку 5% призводить до анулювання реєстрації платника ПДВ у порядку, встановленому ПКУ (пп. 298.1.5).

Ведення ФОП з працівниками

Найманий працівник — це не лише «сплатити податки із зарплати». Послідовність така:

1. оформити трудові відносини та кадрові документи. Загальне правило передбачає письмовий договір із роботодавцем-фізособою, а під час воєнного стану форму договору сторони визначають за згодою;
2. повідомити ДПС про прийняття працівника за постановою КМУ №413 до початку його роботи;
3. платити зарплату не нижче мінімальної: 8 647 грн за повну ставку у 2026 році;
4. утримувати ПДФО 18% і військовий збір 5% під час виплати доходу;
5. нараховувати ЄСВ 22% і сплачувати його одночасно з кожною виплатою зарплати, включно з авансом. Нарахований за місяць внесок має бути сплачений не пізніше 20 числа наступного місяця;
6. подавати об'єднану звітність: ФОП-роботодавці звітують щокварталу з розбивкою по місяцях (п. 51.1 ПКУ);
7. вести облік відпусток і лікарняних; частину лікарняних оплачує роботодавець, решту — Пенсійний фонд;
8. вести військовий облік, якщо це застосовно;
9. зберігати кадрові документи: накази, заяви, табелі.

Обмеження за кількістю: 1 група не може наймати, 2 група — до 10 осіб, 3 група і загальна система — без обмеження. Виплати фізичним особам за цивільно-правовими договорами теж роблять ФОП податковим агентом.

ФОП і робота з іноземними клієнтами

• Інвойс — основний документ, що показує послугу, суму і реквізити.
• Контракт або оферта — визначають відносини сторін. Банк може попросити їх для ідентифікації платежу.
• Валютний рахунок у банку України — найбільш передбачуваний маршрут отримання оплати.
• Валютний дохід перераховується у гривні за офіційним курсом НБУ на дату отримання (п. 292.5 ПКУ).
• Дата доходу — дата надходження коштів (п. 292.6 ПКУ).

PayPal, Wise, Payoneer, Stripe

Універсальних порад тут дати не можна, і позиції органів змінюються. Наведений нижче аналіз стосується Payoneer і Wise. На PayPal і Stripe він автоматично не поширюється: їхній статус перевіряйте окремо.

В індивідуальних податкових консультаціях від 14.09.2026 №5439/ІПК/99-00-24-03-03 та №5445/ІПК/17-00-24-01-06, як повідомляють профільні видання, ДПС виходила з того, що Payoneer і Wise не є банками. За цією позицією (це не пряма норма ПКУ) для визнання коштів доходом ФОП їх треба перевести на рахунок ФОП в українському банку не пізніше кінця року. Датою доходу податкова вважає день зарахування на акаунт, а комісії платформи дохід не зменшують. Кошти, які лишаються на акаунті чи виводяться на особистий рахунок, можуть оподатковуватись як іноземний дохід фізичної особи.

ДПС розглядала автоматичне утримання комісії платформою як негрошовий розрахунок. За повідомленням профільних видань, Мінфін цю позицію не підтримав, але це не гарантія для будь-якої договірної моделі. Індивідуальна консультація стосується конкретного платника, тому в разі значних сум отримайте власну.

Практично: регулярно виводьте виручку на рахунок ФОП, фіксуйте дату зарахування і курс НБУ, зберігайте інвойси, звіти платформи та виписки.

Які КВЕДи потрібні ФОП

КВЕД має відповідати фактичній діяльності. Тут важливо розділити два аспекти.

Держреєстраційний. Види діяльності вносяться до Єдиного державного реєстру. Операція поза КВЕД сама по собі не робить її автоматично незаконною, але новий напрям краще додати до початку операцій.

Податковий. Для спрощеної системи важливо, щоб вид діяльності був внесений до реєстру платників єдиного податку. ФОП 1–2 груп подають заяву про зміну видів діяльності не пізніше 20 числа місяця, наступного за місяцем змін (п. 298.5 ПКУ). Дохід 1–2 груп від діяльності, не зазначеної в реєстрі, оподатковується за ставкою 15%. Для звичайного ФОП 3 групи спеціальна ставка 15% за цією підставою не встановлена. Проте здійснення діяльності, не зазначеної в реєстрі платників єдиного податку, є підставою для обов'язкового переходу на загальну систему за пп. 7 пп. 298.2.3 ПКУ, тому заяву про зміну відомостей варто подати до початку такої діяльності.

Що ФОП може оплачувати зі свого рахунку

• Бізнес-витрати: оренда, сервіси, реклама, постачальники. На загальній системі зберігайте документи для підтвердження витрат.
• Податки: єдиний податок, військовий збір, ЄСВ.
• Власні кошти: ФОП може переказати собі дохід після сплати податків.
• Особисті витрати: їх зручніше оплачувати з особистого рахунку після такого переказу.

Основний ризик полягає у змішуванні потоків: виписка перестає показувати реальну картину, а банку важче пояснити характер операцій. Перед відкриттям рахунку перевірте умови саме вашого банку.

Як контролювати розрахунки з податковою

Усе основне є в Електронному кабінеті:

• стан розрахунків з бюджетом — нарахування, сплата, борг або переплата;
• декларації — створення, подання, історія;
• квитанції — результат обробки документів;
• листування — повідомлення від ДПС;
• реєстраційні дані — групи, види діяльності, адреса;
• реєстри ЄП і ПДВ — статус платника.

Квитанція №2 підтверджує, що документ прийнято. Відправлення без неї ще не означає, що декларацію подано. Якщо вона не прийшла або статус негативний, з'ясуйте причину до кінця строку.

Варто раз на квартал звіряти сплачене зі станом розрахунків і перевіряти реквізити платежу, адже рахунки для сплати змінюються.

Типові помилки при веденні ФОП

1. Пропущена декларація.
2. Прострочений податок.
3. Неправильний КВЕД.
4. Перевищення ліміту.
5. Неправильна група.
6. Послуги «не тому» контрагенту на 2 групі.
7. РРО потрібен, але не використовується.
8. Немає первинки.
9. Немає документів походження товару там, де вони потрібні.
10. Плутають особистий і підприємницький рахунок.
11. Неправильно визначають дохід при еквайрингу.
12. Не враховують повернення.
13. Плутають дохід і транзитні кошти.
14. Пропускають ЄСВ.
15. Не контролюють повідомлення ДПС.
16. Наймають людину без оформлення.
17. Не контролюють ПДВ-реєстрацію чи податкові накладні.
18. Використовують застарілі реквізити платежу.

Чи можна вести ФОП самостійно

Так, це реально і законно. Самостійне ведення особливо підходить, якщо:

• у вас проста 3 група;
• кілька платежів на місяць;
• немає працівників;
• немає ПДВ;
• немає РРО;
• немає товарного обліку;
• немає складних міжнародних платежів.

Зовнішній бухгалтер стає особливо корисним, коли з'являються:

• ПДВ;
• працівники;
• РРО;
• торгівля чи імпорт;
• багато платежів;
• кілька каналів продажів;
• платіжні системи;
• загальна система;
• запити ДПС.

Скільки коштує ведення ФОП

Єдиної ціни немає. Вартість послуг бухгалтера залежить від таких факторів:

• група або система оподаткування;
• кількість операцій;
• наявність працівників;
• ПДВ;
• РРО/ПРРО;
• валютні операції;
• обсяг первинних документів;
• торгівля і товарний облік;
• обсяг звітності.

Порівнюючи пропозиції, уточнюйте, що саме входить у ціну і хто відповідає за строки.

Що входить у бухгалтерський супровід ФОП

Зазвичай це такий набір:

• контроль податків і лімітів;
• підготовка та подання декларацій;
• розрахунок і контроль ЄСВ;
• розрахунок військового збору;
• робота з первинними документами;
• обробка банківських виписок;
• РРО/ПРРО і звірка чеків;
• ПДВ і податкові накладні;
• кадровий облік і зарплата;
• комунікація з ДПС;
• консультації з поточних питань.

Джерела

Матеріал має довідковий характер і відображає законодавство станом на 9 листопада 2026 року. Основні джерела:

• Податковий кодекс України
• Закон про збір та облік ЄСВ №2464-VI
• Закон про застосування РРО №265/95-ВР
• ДПС: граничні строки сплати за річною декларацією
• ДПС: звільнення мобілізованих ФОП від податків
• ГУ ДПС у Вінницькій області: звільнення залежить від дати реєстрації ФОП

Часті запитання

Що входить у ведення ФОП?

Облік доходів, контроль лімітів, сплата податків і ЄСВ, подання декларацій, зберігання документів, а за потреби — РРО/ПРРО, ПДВ, кадровий облік і робота з повідомленнями ДПС.

Чи може ФОП вести бухгалтерію самостійно?

Так. Закон не вимагає бухгалтера, а проста 3 група без працівників і ПДВ цілком під силу самому підприємцю.

Чи потрібен бухгалтер ФОП?

Не обов'язково. Він стає особливо корисним за наявності ПДВ, працівників, РРО, торгівлі, імпорту чи великої кількості операцій.

Скільки податків платить ФОП у 2026 році?

Залежить від системи. 1 група: ЄП до 332,80 грн, 2 група: до 1 729,40 грн, обидві ще 864,70 грн військового збору. 3 група: 5% або 3% плюс ПДВ і 1% збору. На загальній системі 18% ПДФО і 5% збору. Майже всім також треба платити ЄСВ.

Скільки платить ФОП 3 групи у 2026 році?

5% доходу єдиного податку (або 3% плюс ПДВ), 1% військового збору і ЄСВ не менше 5 707,02 грн за квартал, якщо немає законної підстави не платити.

Який ЄСВ у 2026 році?

Мінімальний — 22% від 8 647 грн, тобто 1 902,34 грн на місяць.

Який військовий збір для ФОП у 2026 році?

1–2 групи — 864,70 грн на місяць, 3 група — 1% доходу, загальна система — 5% чистого доходу.

Який ліміт ФОП 3 групи у 2026 році?

10 091 049 грн на рік.

Чи потрібно ФОП вести книгу доходів?

Обов'язкової книги у старому розумінні немає. 1–2 групи і 3 група без ПДВ ведуть облік у довільній формі, 3 група з ПДВ і загальна система — за типовою формою, на папері або в електронному вигляді.

Які документи повинен зберігати ФОП?

Договори, акти, накладні, інвойси, чеки, банківські виписки, декларації з квитанціями та документи на походження товару. Базовий строк — 1095 днів від подання звітності, для якої використано документи. Документи щодо перевірки чи спору зберігають довше: до завершення процедур і строку оскарження, але не менше 1095 днів. Строки також продовжуються на період зупинення відліку строку давності за п. 102.3 ПКУ.

Чи потрібні ФОП акти?

Не для кожної операції через податкове законодавство, але операцію треба мати чим підтвердити. Для послуг B2B акт зазвичай є найпростішим варіантом.

Чи потрібен ФОП РРО?

ФОП 1 групи — ні. Для 2–4 груп і загальної системи — якщо є розрахункові операції у сфері торгівлі, громадського харчування чи послуг і немає винятку.

Коли можна працювати без РРО?

Наприклад, на 1 групі, при самостійному банківському переказі покупця за реквізитами поточного рахунку продавця або в розрахунках за послуги виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та сервіси переказу коштів (п. 14 ст. 9 Закону №265/95-ВР). Сам формат IBAN від РРО не звільняє: для небанківських платіжних рахунків, карткових платежів і платіжних сервісів перевіряють конкретну операцію.

Чи можна ФОП приймати гроші на картку?

Так, але спосіб має значення: платіж на картку може вважатися розрахунковою операцією, для якої потрібен чек.

Чи можна використовувати особисту картку?

Для підприємницьких розрахунків потрібен підприємницький рахунок: Інструкція НБУ №162 забороняє проводити їх через рахунки для особистих потреб. Гроші від клієнтів, що все ж надійшли на особисту картку, мають бути враховані як дохід.

Як вести ФОП з іноземними клієнтами?

Мати контракт або оферту та інвойс, валютний рахунок, рахувати дохід у гривні за курсом НБУ на дату отримання і вчасно виводити кошти з платіжних сервісів на рахунок ФОП.

Як вести ФОП з ПДВ?

Додаються податкові накладні, ЄРПН, податковий кредит, декларації з ПДВ і облік доходів та витрат за типовою формою.

Як вести ФОП з працівниками?

Оформити трудові відносини, повідомити ДПС до початку роботи, разом із кожною виплатою зарплати платити ПДФО, військовий збір і ЄСВ, щокварталу подавати Податковий розрахунок, вести кадрові документи.

Що буде, якщо перевищити ліміт?

До суми перевищення застосовується 15%. Далі залежно від групи треба перейти на вищу групу чи на загальну систему: заяву подають не пізніше 20 числа місяця після кварталу перевищення, а ФОП 1–2 груп подають і декларацію у квартальний строк.

Що буде, якщо не сплатити ЄСВ?

Утворюється недоїмка. Закон про ЄСВ передбачає пеню 0,1% за кожен день прострочення і штраф 20% своєчасно не сплачених сум. На період воєнного стану можуть діяти особливості, тому перевіряйте чинні норми.

Як перевірити борг ФОП?

В Електронному кабінеті, у розділі стану розрахунків з бюджетом.

Скільки коштує бухгалтер для ФОП?

Залежить від групи, кількості операцій, працівників, ПДВ, РРО і валютних операцій. Порівнюйте, що саме входить у ціну.

Чи можна змінити групу єдиного податку?

Так, якщо ви відповідаєте вимогам нової групи: заяву подають не пізніше ніж за 15 днів до початку наступного кварталу (пп. 298.1.5 ПКУ).

Коли потрібно переходити на загальну систему?

Обов'язково при перевищенні ліміту 3 групи та в інших випадках пп. 298.2.3 ПКУ, зокрема за діяльність поза реєстром платників чи заборонену діяльність. Добровільно — коли це вигідно з огляду на витрати.

Висновок

Ведення ФОП може бути дуже простим або досить складним. Для ФОП 3 групи без працівників, ПДВ і розрахункових операцій часто достатньо правильно обліковувати дохід, контролювати ліміт, сплачувати податки та подавати квартальну декларацію. Торгівля, РРО, працівники, ПДВ, загальна система та міжнародні операції суттєво збільшують кількість облікових і податкових завдань.