Ви надаєте консультаційні послуги своїм контрагентам, постійно працюєте по договору. Припустимо, послуги надані у повному обсязі й належної якості, а контрагент, задоволений результатом співпраці, провів розрахунок. Здавалось би співпраця завершена успішно й зобов’язання сторонами виконані належним чином, але для бухгалтерського та податкового обліку цього недостатньо. 

Усі господарські операції, у тому числі і надання послуг, повинні відображатися в бухгалтерському обліку. Тому якщо договір як документ закріплює взяті сторонами зобов’язання, то для бухгалтерського обліку повинен бути окремий документ для фіксування їх фактичного виконання. Адже договір – це лише домовленість, яка до того ж може бути достроково припинена.

Підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні»). Чинним законодавством не передбачено типової форми документа для підтвердження операцій і це має як позитивні, так і негативні наслідки. Тобто існує певна свобода в первинній документації: для сторін – при їх складанні, для податківців – при проведенні перевірки й виявленні порушень у веденні обліку.

Законом встановлені наступні обов’язкові реквізити: назва документа; дата складання; назва підприємства, від імені якого його складено; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. На практиці відсутність первинного документа по операції або неналежне його складання може призвести до прийняття податківцями рішень про «нереальність» господарської операції. Адже господарська операція пов’язана не з фактом підписання договору, а з фактом руху активів платника податків та руху його капіталу.

Що робити якщо одна зі сторін послуги фактично прийняла та оплатила їх вартість, а акт підписати ви, припустимо, не встигли. В такому випадку радимо сформувати односторонній первинний документ – бухгалтерську довідку, якою виконавець може підтвердити підстави надходження доходів. Або ж сторони можуть завчасно узгодити в договорі, що за відсутності зауважень до наданих послуг зі сторони замовника, акт вважатиметься підписаним обома сторонами. Тоді варто закріпити посилання на таку умову договору й в самому акті.

Цю ж конструкцію можна застосовувати у відносинах з нерезидентами, аби не затягувати їх у вітчизняні бухгалтерські перипетії. Хоча рахунок-фактура, який містить згадувані обов’язкові реквізити, все ж може вважатись первинним документом. Таким чином, інвойси можуть бути замінниками актів, що значно полегшує ведення зовнішньоекономічної діяльності. Проте, для такого відображення в бух обліку операції – інвойс має бути оплачений. Важливо також передбачити у договорі, що обидві сторони згодні, що в їхньому випадку сплачений інвойс прирівнюється до акта наданих послуг. Й таку ж умову продублювати у самому інвойсі.

Та враховуючи неоднозначну позицію податківців з цього приводу, поки що схиляємось до такого «спрощеного» формату підтвердження операцій з допомогою рахунку лише при співпраці з нерезидентами.